そして、今日の複雑で急速に変化するビジネス環境では、「最高のビットコイン暗号カジノガイド」数百もの異なるコミュニケーションツール、完全または部分的にリモートのチーム、さらには複数の時差をまたいだ多文化なチームが存在し、効果的なコミュニケーションがますます重要になっています。しかし、それはますます難しくなっています。
そのため、コミュニケーション能力は、マネージャーにとって最も重要なスキルかもしれません。しかし、そのスキルは学習し、さらには習得することができるという良いニュースがあります。これらの8つのヒントは、組織やキャリアの成功のために、あなたのコミュニケーションスキルを最大限に活用するのに役立ちます。
明確かつ簡潔に
コミュニケーションは主に言葉の選択に関するものです。そして、言葉の選択に関しては、少ない方が良いです。
強力で説得力のあるコミュニケーションの鍵は、明確さであり、可能な限り簡潔さです。文章や口頭でのコミュニケーションを行う際には、まず目標と対象読者を明確に定義してください。
伝えたいこととその理由を注意深く明確にすることは、必要な情報をすべて含めることを確認するのに役立ちます。また、不要な詳細を排除するのにも役立ちます。
不必要な言葉や過剰な飾り立てた言葉は避け、あなたのメッセージから注意をそらす可能性があります。
そして、繰り返しは場合によっては必要ですが、注意して適度に行ってください。メッセージを繰り返すことで、聴衆がそれを受け取ることができますが、繰り返し過ぎると完全に無視される可能性があります。
前もって準備する
どんな種類のコミュニケーションを始める前に、何を言うか、どのように言うかを知っておくことが重要です。
しかし、準備とは、単にプレゼンテーションの練習をすること以上のことを意味します。
準備には、コミュニケーション全体を始めから終わりまで考えることも含まれます。メッセージを補強するために必要な情報を調査します。質問や批判にどのように対応するかを考えます。予期せぬことに備えようとします。
たとえば、パフォーマンスレビューの前に、従業員の行動を評価するための具体的な例のリストを準備します。
給与や昇進の交渉に入る前に、自分が何を望んでいるかを正確に把握してください。レンジや潜在的な妥協について話し合う準備をし、受け入れることと受け入れないことを知ってください。そして、ポジションや場所に関連する適切な給与など、自分の主張を支持する具体的な詳細を手元に用意してください（ただし、調査が企業の噂や個人的な証拠に基づいていないことを確認してください）。
どんな会話に入る前に、追加情報や明確化のリクエスト、異論などを考え出し、それらに冷静で明確に対応できるよう準備してください。
非言語コミュニケーションに留意する
私たちの顔の表情、ジェスチャー、そして身体の言動は、しばしば言葉よりも多くを語ることがあります。
非言語的な合図は、口頭での言葉よりも65％から93％もの影響力があります。そして、もし二つの間で矛盾がある場合、非言語的な信号の方を信じる傾向があります。
リーダーは、特に非言語的な合図を読むことに長けている必要があります。
例えば、不満や懸念を声に出すことができないかもしれない従業員は、腕を組んだり、目を合わせたりすることを嫌がることで不快感を示すかもしれません。他人の身体言語を意識していれば、自分のコミュニケーション戦術を適切に調整することができるかもしれません。
同時に、リーダーは自分自身の非言語的なコミュニケーションも制御できる必要があります。
あなたの非言語的な合図は、常にあなたのメッセージをサポートする必要があります。最良の場合、矛盾する言葉と非言葉のコミュニケーションは混乱を引き起こす可能性があります。最悪の場合、それはあなた、あなたの組織、そしてさらには自分自身に対するチームの信頼を損なうことができます。
口調に注意
何を言うかと同じくらい重要なのが、その言い回しです。他の非言語的な合図と同様に、トーンはメッセージに力と強調を加えることも、完全にそれを崩壊させることもあります。
トーンは、職場の意見の相違や衝突で特に重要な要素となります。肯定的な意味合いを持つ適切に選ばれた言葉は、好意を生み出し、信頼を築きます。明確で否定的な意味合いを持つ適切でない言葉は、すぐに誤解を招くことがあります。
話すとき、トーンには音量、投影、抑揚、さらには言葉の選択が含まれます。リアルタイムでトーンをコントロールして意図に合わせるのは難しいかもしれませんが、トーンに注意を払うことで、コミュニケーションが誤った方向に進んでいるような場合に適切に変えることができます。
文章を書く場合、トーンを制御することは比較的簡単です。トーンとメッセージの両方を考えながら、一度、あるいは二度読み直してください。音読するか、信頼できる同僚に読み返してもらうことも考えてみてください（もちろん、機密を侵害しない場合に限ります）。
また、メールやその他の書面での激しい対話に参加する際には、返信を急ぎすぎないようにしてください。
可能であれば、返信を書き出した後、1日か2日待ってから送信してください。感情が冷静になった後にメッセージを再読することで、衝突がエスカレートする可能性が低いトーンで調整することができる場合が多いです。
アクティブリスニングの練習
コミュニケーションはほとんどの場合、2人以上の個人が関与します。
したがって、コミュニケーションが成功するためには、話すだけでなく、聞くことも同じくらい重要です。しかし、聞くことは我々が認識している以上に難しい場合があります。
コミュニケーションの専門家であるマージョリー・ノースは、ブログ記事「コミュニケーションの基本をマスターする」で、どの会話でも相手の話す内容の約半分しか聞いていないと述べています。
アクティブリスニングの目標は、相手が言っている言葉だけでなく、全体のメッセージを聞くことを確実にすることです。アクティブリスニングのいくつかのヒントには次のものがあります：
- 話し手に完全かつ注意を向ける
- 気晴らしや判断、反論を頭から取り除く
- 自分の考えで中断する誘惑を避ける
- 開かれた、肯定的なボディランゲージを示して、自分の心を集中させ、話し手が本当に聞いていることを示す
- 聞いた内容を再述したり、言い換えたりすることで返信する
- 追加情報を引き出すために設計されたオープンエンドの質問をする
感情的知性を養う
コミュニケーションは感情の知性の基盤の上に築かれています。簡単に言えば、自分の感情を評価し理解することができない限り、他者と効果的にコミュニケーションをとることはできません。
「自分の感情とそれによって引き起こされる行動を認識しているなら、これらの感情と行動を管理し始めることができます」と、マーガレット・アンドリュースが自身の記事「感情知性を向上させる方法」で述べています。
感情知性の高いリーダーは、アクティブリスニングを行ったり、適切なトーンを保ったり、肯定的なボディランゲージを使用したりすることが自然に得意になります。
自分の感情を理解し管理することは感情知性の一部に過ぎません。他者への共感も同様に重要であり、効果的なコミュニケーションに欠かせません。
従業員と共感することは、例えば難しい会話をより容易にすることができます。
悪いニュースを伝えなければならないかもしれませんが、彼らの視点を(積極的に)聞き、彼らの感情を理解していることを示すことは、傷ついた感情をなだめたり、誤解を避けたりするのに大いに役立ちます。
職場コミュニケーション戦略の策定
今日の職場は、さまざまな形式での情報の絶え間ない流れです。すべてのコミュニケーションは、そのより大きな情報の流れの文脈で理解される必要があります。
最も効果的なコミュニケーターであっても、職場のコミュニケーション戦略なしではメッセージを伝えるのが難しいと感じるかもしれません。
コミュニケーション戦略は、ビジネスが情報を伝えたり受け取ったりするための枠組みです。顧客やクライアント、利害関係者、マネージャーや従業員に対してどのように、そして何を伝えるかを概説することができます。
最も広範に始めると、戦略は誰にどのようなメッセージをいつ伝えるかを取り込むべきです。これにより、全員が適切な情報を適切なタイミングで受け取ることが保証されます。
戦略は、どのようにコミュニケーションを行うかについての詳細を含むことができます。たとえば、全チームや組織のためのグループチャットを使用するのが適切な場合や、会議が要約されたメールの代わりになるべき場合を定義することができます。
このような基本的なガイドラインを作成することで、情報の流れが合理化されます。これにより、全員が必要な詳細を取得し、重要な知識が余分な細かい部分で埋もれることがないようになります。
ポジティブな組織文化を創造する
コミュニケーションを行う企業文化も、効果的なコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。
透明性、信頼、共感、そしてオープンな対話に基づくポジティブな職場環境では、一般的にコミュニケーションがより容易で効果的になります。
従業員がそのマネージャーを信頼している場合、マネージャーからのメッセージを受け入れやすくなります。また、従業員が発言し、提案を行い、さらには自らの建設的な批判を行うことを奨励するマネージャーは、賛同を得やすくなり、場合によっては建設的な批判を提供することも容易になります。
「最も危険な組織は沈黙する組織である」と、ローン・ルビスはブログ記事「より良い職場文化を築くための6つのヒント」で述べています。両方向のコミュニケーションは、信頼と心理的安全性の基盤に基づいている文化の中でのみ効果的になります。
情報を共有せず、提案に対してオープンでない、そして間違いを認めずに批判を受け入れない権威主義的なマネージャーは、彼らの提案や批判が防衛的に受け入れられたり、無視されたりする可能性があります。
信頼と透明性の基盤がないと、小さなコミュニケーションさえも誤解を招き、不必要な衝突を引き起こす可能性があります。
同僚や従業員とのコミュニケーションは常に課題を提起します。誤解や意思疎通の誤りが解決されることが必ずありますが、残念ながら、特に困難な時期には企業のメッセージが私たちが聞きたいものとは限りません。
しかし、効果的なコミュニケーションスキルを構築し習得することは、リーダーとしてのあなたの仕事をより簡単にするでしょう。これらのスキルを構築するための時間は、間違いなく費やす価値があります。